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Ne vous inquiétez pas, on ne vas pas parler de virologie, mes notions sont trop loin derrière moi. Enfin presque pas.

Hier soir, mon flux RSS me dit que l’ami Gonzague a posté un ch’ti billet. Hop, clic sur le titre dans NetNewsWire pour arriver sur la page. Clic droit sur la vidéo, « Watch on YouTube ». Le titre du billet étant « Inbox Zéro« , je me suis dit qu’il allait nous parler d’un petit soft supra trop bien pour je-sais-pas-trop-quoi. Nope!

Je vous laisse aller voir la vidéo, mais dans l’idée, c’est de bien gérer ses mails pour arriver à avoir une boîte de réception voisine de 0 mail. Le but n’est pas de supprimer frénétiquement tous les mails qui arrivent, mais de les sélectionner. C’est ça la clé du succès. Bon, inutile de vous cacher que quand on a une boîte de réception globale de plus de 6000 messages, un petit cmd+A pour tout supprimer peut s’avérer utile. Au moins pour débroussailler un peu.

Bon, en gros, depuis le temps que je me disais que Mail était un gros bordel, plutôt que mes boîtes mails étaient dans un bordel monstre, ce fût le déclencheur. Donc hop, en voiture, comment qu’il a fait le monsieur…

Déjà, l’organisation de départ. J’ai (comme Gonzy) plusieurs comptes mail, en fonction du projet qui les concerne principalement. De ce fait, le plus gros est tout de même déjà fait. Ensuite, un bon gros cmd+A sur l’ancienne boîte mail du site avec un beau « erase all » m’a permis de dégager 4000 mails que je ne relirai jamais. Pour la suite, c’est un peu plus délicat.

Tout d’abord, un mail lu et répondu qui ne comporte pas d’infos n’a aucun intérêt à sauvegardé. C’est typiquement l’exemple donné par Gonzague, « tu viens mangers à l’appart ce soir? – Ouai OK! ». L’info passe, mais à moins de vouloir vous servir de ce mail comme d’un alibi, la sauvegarde n’est pas utile. On supprime donc! Les mails contenant des pièces jointes etc, idem. Si le fichier est important, vous le classez où il faut, sinon on visionne et on supprime. Pour ce qui reste, comment gérer les sauvegardes?

Il faut tout d’abord que vous pensiez à comment vous organiser . Ouai, je sais, ça peut paraître con, mais c’est la base. Planifier avant d’agir, ça vous évitera de faire des conneries. Quels types de mails recevez vous le plus souvent dans la boîte mail 1? Du boulot? Alors demandez vous comment vous voulez les classer (on ne parle que des mails importants hein!). Faîtes éventuellement des dossiers par projet (nouveau produit, aménagement parking), ou par types (contrats, licenses). C’est le plus dur, surtout si vous avez plus de 1000 mails « importants ». Alors autant prendre les bonnes habitudes dés le début.

Une fois ceci fait, c’est tout con, il vous suffit de déplacer vos mails dans les dossiers correspondants pour les classer/archiver. Bien évidemment, je vous conseille de faire une sauvegarde en local de vos mails, tous les messages dont nous venons de parler étant stockés sur des serveurs. De ce fait, si le serveur supprime tous les mails (on ne sait jamais, et ça m’est arrivé) à la prochaine synchronisation, vous perdez tous ceux qui sont sur votre ordinateur.  C’est là qu’il faut être attentif.

Allez dans le menu BAL, puis « Nouvelle boîte aux lettres ». Sur le menu déroulant qui s’affiche, choisissez « Sur mon mac » dans le champ emplacement. De ce fait, les messages seront stockées dans cette boîte, ce dossier, seront physiquement sur votre disque dur, donc pas de soucis. Appelez ce dossier comme bon vous semble, de préférence avec le nom de la boîte mail à laquelle il est rattaché. Ensuite, sélectionnez les dossiers de mails que vous avez créé précédemment, et glissez les tout simplement dans la boîte mail locale. Et hop, c’est sauvegardé en local.

Vous voilà paré à trier, sauvegarder, classer tout ce qui passe. Par contre, le seul soucis, c’est si, comme moi, vous avez plus de 12000 mails en sauvegarde automatique locale à classer. Eh oui, comme je vous ai dit, il vaut mieux prendre les bonnes habitudes dés le début.